河北农业大学审计档案管理办法(试行)[校审字(2011)2号]

时间:2015年11月07日

 

第一条 为加强我校内部审计档案管理,完善内部审计基础工作,根据国家审计署下发的《审计文件材料立卷归档工作试行程序》和《关于审计档案管理工作的暂行规定》要求,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指审计室从事学校内部审计工作形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是学校档案的重要组成部分。

第三条 本办法所称审计档案管理,是指审计室依据有关规定对审计档案进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、归档等活动。审计档案实行审计组负责制,审计项目负责人对审计档案反映的业务质量进行审查验收。审计档案主要由财务审计档案、经济责任审计档案、基建修缮工程审计档案、审计调查档案等内容组成。

第四条 审计档案实行统一领导、集中管理的原则。审计室设兼职档案管理人员负责档案管理。审计档案按审计项目由主审人员负责收集、整理。

第五条 审计档案坚持谁主审谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。立卷归档工作应列入项目审计计划,由主审负责文件材料的收集、整理和立卷工作,做到边审计、边收集整理,项目审计结束,立卷完成。审计档案应按项目分别进行整理。一个审计项目可装订成一册或若干册,对跨年度的审计项目,在审计项目终结年度立卷。所有须归档的审计资料集中由室档案管理员保管,按规定移交学校档案馆。

第六条 财务审计及经济责任审计项目应归档的文件材料主要是:

(一)上级领导对审计事项的批示;

(二)审计委托书;

(三)项目审计计划、审计方案及其调整记录;

(四)被审计单位或人员承诺书;

(五)审计通知书;

(六)审计工作底稿和调查记录;

(七)审计报告征求意见稿;

(八)被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;
(九)审计报告正稿;

(十)审计工作会议记录;

(十一)后续审计报告及审计意见落实情况;

(十二)其他有关材料。

 第七条 工程审计项目应归档的文件材料主要是:

(一)工程项目审计申请书、工程项目审定结果通知书及工程结算审定书;

(二)工程招、投标文件、中标通知书、施工合同及有关会议纪要;

(三)图纸会审记录、设计变更通知单、施工变更签证、隐蔽工程验收记录;

(四)工程项目管理部门报送的工程结算书;

(五)甲供材料清单及签证;

(六)与工程造价有关的其他相关资料。

   第八条 审计管理档案应归档的文件材料主要是:

(一)上级有关审计工作的文件;

(二)本校审计工作的规章制度;

(三)向上级请示及批复;

(四)其它资料。

   第九条 审计档案内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

(一)结论性文件材料:如审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿、审定审计报告的会议纪要、审计处理意见等,应按逆审计程序和文件材料的重要程度进行排列; 

(二)证明性文件材料:如审计证据、承诺书、审计工作底稿、审计调查记录、审计法规等,应按审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列;

(三)立项性文件材料:如审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书等。应按文件材料形成的时间顺序和文件材料的重要程度进行排列。
(四)其他备查文件材料。

第十条 卷内文件的排列,一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,修改稿在后。

第十一条 审计档案的保管期限一般应按审计项目案卷的保存价值确定,分为永久、长期、短期三种。

第十二条 审计档案在审计室存放的保管期限为一年。一年内的审计档案在审计室兼职管理员管理,超过一年的审计档案由档案管理人员根据移交清册移交学校档案馆存放管理(特殊情况除外)。

第十三条 档案归档应坚持以审计项目为单位进行交接,归档时间不得迟于次年12月底。管理人员应建立健全审计室档案保管制度,定期对档案保管情况进行检查,不得随意堆放、损毁、失散和泄密。

第十四条 档案管理人员根据档案的分类、编号等逐笔分项录入、上传至学校档案馆电子管理系统,并保证电子档案与纸质档案一致。

第十五条 审计档案的借阅范围,一般限定在本单位内部,凡外单位需借用审计档案的,应出具借用证明和写明借用原因,经审计室主要负责人和学校主管领导批准后方可借用,并登记好借用时间和归还日期。

第十六条 本规定自发布之日起执行,由学校审计室负责解释。

 

 

河北农业大学  

二〇一一年一月二十日

 


校内规章